「敏腕秘書」から学ぶ!?絶対に失敗しないスケジュール管理方法

「敏腕秘書」から学ぶ!?絶対に失敗しないスケジュール管理方法

2015年05月08日
  • スケジュール管理、上手にできていますか?

    仕事の予定と遊びの予定がいっしょになってわからなくなってしまったり、大事な予定がダブルブッキングしてしまったり、思わぬハプニングでタイムスケジュールが狂ってしまい、待ち合わせの時間に遅れてしまったり……という経験のある方も、多いのではないでしょうか。

    そんな読者のみなさんは、「敏腕秘書」からスケジュール管理テクニックを学んでみましょう!

    秘書の仕事の中には、社長や役員のスケジュール管理も含まれています。ここでスケジューリングを失敗すると、社長=会社が動けなくなってしまう!ということも想定されるため、絶対にミスは許されません。

    そのような大きなプレッシャーの中で、秘書の方々はどのようにスケジュール管理をしているのでしょうか?多くの秘書が実際に行っていると言われている、スケジュール管理テクニックを紹介します。

仕事ができる秘書が実践!スケジュール管理テクニック

  • 実際に、秘書の方々はどのようにスケジューリングをしているのでしょうか?ここだけは抑えておきたい、3つのポイントを紹介します。

1:スケジュールの優先順位を決める

  • まずは、さまざまな予定の中でも最優先させる必要があるものを見極めます。絶対に動かすことのできない予定であるか、別日に変更しても大丈夫な予定なのかという判断をしながら、予定を組み立てていきます。

    「自分の中ではあまり重要だと思っていなかったけれど、実はとても大切な会議だった……」ということもあるため、例えば会議やアポイントならどのような目的のものなのか、どのような人が同席するのかということを、スケジューリングの時点で把握しておきましょう。

    ▼ 優先順位が高いものは色つきのペンでマーク

    スケジュール
    (出典:2006年中に100冊読むブログ

    絶対に動かせない、最優先すべき予定はボールペンでしっかりとマーキング。その他の予定はシャープペンシルや消えるボールペンなど書き換えのできるもので手帳に書き込んでおきます。

    ▼ アポイント設定は候補日を決めておくとスムーズ

    スケジュール

    できる限り優先させたいけれど、先方や上司の予定がわからず日程を確定できないというときは、まず双方が都合の良い日を候補日として3日程度用意し、仮押さえしておきます。その後、最終的にアポイントがとれた日時だけを残します。

2:紙の手帳を使う

  • 秘書のスケジュールは何回も何回も変わることがあるため、共有しておきたいスケジュールはオンラインツールで管理していても、自分の予定はアナログ手帳で管理するという人が大半を占めているようです。

    その中でも、ほぼ日手帳「超」整理手帳といった、1日単位でスケジュールを書き込める手帳が人気の様子。固まったスケジュールを入れておくためにPCのスケジュール機能を使う人もいるようですが、すぐに取り出せて確認することができ、資料やメモもいっしょに挟んでおけることがアナログ人気の理由です。

    ▼ 「超」整理手帳

    スケジュール

    スケジュール
    (出典:POSTALCO

    アコーディオン式のカレンダーで、ひとめで長期間のスケジュールを見渡すことができます。先の予定まで把握することができ、時間を無駄にしない生活を目指すことができます。

    ▼ ほぼ日手帳

    スケジュール
    (出典:ほぼ日手帳2015

    日記としても使用できる、1日1ページの手帳。持ち運びやすい文庫本サイズと糸がかり製本で、使いやすさもバツグン。ページ下部に書かれている「ほぼ日刊イトイ新聞」のコンテンツの中から選ばれた、クスッと笑える言葉たちも楽しい手帳です。

3:一緒に仕事をする人はどのような人なのかを把握しておく

  • スクリーンショット 2015-05-01 11.57.50

    社内外の人間関係や上司の意向、取引先のルールにより、スケジューリング調整の難易度も変わってきます。また、ざっくりとしたスケジュール調整でOKの場合もあれば、細かく詳細を決め、一度決めたスケジュールを変更することを嫌う場合もあります。

    一緒に仕事をする人はどのような人なのか、もう一度きちんと見直してみましょう。

    特に秘書の方々は、社長と社長(=会社と会社)の人間関係も仕事に影響してくるため、重要人物はリストアップして手帳でいつでも確認できるようにしている人もいるようです。

自分の予定だけでなく、相手の都合にも気を配る!

  • スケジュールをたてるときは、ついつい自分の都合ばかりを考えてしまいがちです。

    しかし、アポイントや会議など自分ひとりでは立てられない予定の場合、相手のスケジュールにも余裕があるか、変更しても迷惑がかからないかということを念頭に入れながら考えましょう。

    ギリギリの日程でたてた予定は、前後の予定が押してしまうことでズレが生じ、トラブルにつながってしまいます。余裕を持ったスケジューリングを心がけましょう。

    また、急なスケジュール変更にも、冷静に対処することが必要。秘書の場合、上司の一言で綿密にたてたスケジュールがすべて無しになってしまうこともあるとのこと。秘書の仕事に、ルーティンはありません。

    突然のアクシデントにも冷静に対応し、その場でまず優先すべきことを明確に判断する力が必要です。

    スケジュール管理だけでなく、相手の体調ややる気、趣味思考までもインプットし、即座に判断してサポートする秘書の仕事。大切なところを真似して、仕事も気配りもできる人を目指しましょう!

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