パワポ資料作りに悩む営業の方必見!一目置かれる提案書を作るための3つのコツ

パワポ資料作りに悩む営業の方必見!一目置かれる提案書を作るための3つのコツ

2015年06月29日

提案書作成で悩んでいるあなたへ3つのコツを伝授します

  • 「提案書をとても時間をかけて作ったのに、あまり評価されなかった・・・」

    あなたはこんな経験はありませんか?

    提案書作りが苦手な方や、何度書いてもなかなか評価されないあなたも、ちょっとしたコツをおさえれば、顧客や上司に一目置かれる提案書が書けるようになるんです!

    私は営業戦略コンサルタントとして大量の提案書を作り、また見てきました。今回は提案書作りに悩むあなたのために、良い提案書を書くための3つのコツをご紹介します。

コツ1:テーマ決めが8割

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    提案書の成否は8割がテーマ設定で決まります。なぜなら、興味のわかないテーマでは読まれないからです。

    特にビジネスでは商談相手と話の前提を合わせる必要があります。もし、話の前提を合わせないでお互いが好き勝手に話を始めたら、絶対に噛み合いませんよね。

    だから、相手の知識や理解度を想像しながら、テーマを決めることが重要です。

    では、どのように決めるかというと、相手のメリットをテーマにすると響くようになります。「そこが難しい」と感じる人ほど、自分の主張ばかりしてしまい不親切な提案書になっています。

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    今、ドキっとしたあなたのために、もう少し解説しましょう。製品やサービスの機能を説明するのは相手のメリットではありません。

    相手のメリットとは、その製品やサービスを使うと「どんな未来が手に入るのか」ということなんです。

    例えば、車に詳しくない人に対して細かいスペックを伝えてもピンと来ないでしょう。家族の中で免許を持っているのはお父さんだけという場合には、「東京から広島まで1人で運転しても疲れない車です。なぜなら…」と言ったほうがメリットが伝わりますよね。

    提案書も同じです。ぜひ、相手の未来をどう変えるのかをテーマにしてみてください。

コツ2:プロが書く手順

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    書く手順にもコツがあります。何も考えずにいきなりパワポを開いてはいけません!

    テーマが決まったら、次は目次を考えましょう。ここまでは手書きのほうが自分の頭を整理しやすいです。

    目次を考えると頭が真っ白になってしまう人が多いのではないでしょうか。目次には基本形がありますので覚えておくと便利です。慣れてきたら読み手に合わせて自分でアレンジできるようになります。

    <提案書目次の基本形>

    表紙
    はじめに
    会社概要
    企画背景
    サービスの全体像
    実現方法
    メリットとデメリット
    料金体系
    スケジュール
    よくある質問
    申込み方法

    目次を決めるコツは、ずばり!「so what?(だから何?)」に答えていくことです。わかりづらい人は、自分で自分にツッコミを入れるとイメージしてください。

    例えば、あなたがモバイル求人サイトの営業提案書を作るとします。ここでは仮にテーマを「今までの予算で応募を1.5倍にする方法のご提案」とします。

    まず「表紙」は「予算そのままで応募数を1.5倍に増やす求人サイト」としましょう。

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    次に「はじめに」では、問題提起をして前提を合わせます。

    「スタッフ採用で深刻な悩みを抱えていませんか?求人媒体を変えることで、スタッフの確保が潤滑にでき、店舗経営が安定させることができます。」というように、手に入れたい未来を共有しましょう。

    ここまででメリットを感じなければ、次のページは読んでくれません。

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    次に読み手は「言いたいことはわかったけど、あなたは一体何者?」と疑問を感じるので、しっかりと自社の紹介をしましょう。

    そして、次のページからは詳しいサービス内容を伝えていきます。

    このように読み手が抱く疑問に先回りして答えていけば、それがそのまま目次になるわけです。これができれば、わかりやすい提案書になることは間違いありません。

コツ3:デザインはシンプルに

  • 内容がきちっと決まっていれば、デザインはなるべくシンプルにしましょう。

    最近の会社ではカラー印刷はコストが高いため、社内資料は白黒印刷することが基本になっています。ですので、いくら綺麗なカラーリングをしてもあまり意味がないのです。

    いま重要視されるのは、見た目の華やかさではなく整理されているかです。相手とあなたの頭の中を「同期」させることで、情報が正しく伝わるようになります。

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    そこで役立つのがセグメント思考です。できる人はマトリクス図を多用します。それは「漏れなく、ダブりなく」物事を整理して全体像を示すのに有効なフレームワークだからです。

    提案書でもマトリクス図を使って説明すれば、劇的にわかりやすいものになります。

    全体地図を広げて今の場所を示したり、ゴールを確認したりするイメージです。地図もカラフルなものより、シンプルな略地図のほうが断然わかりやすいですよね。

    デザインは華やかさではなく、わかりやすさを重要視しましょう。

相手の心を動かす提案書を目指そう

  • いかがでしたか?

    以上の3つのコツを押さえれば、あなたも目的に合った提案書が作れるようになります。

    それから、マーケッター向けの「提案資料ダウンロードサイト」や「スライドシェア」などで良い見本を無料でたくさん見ることができますので参考にしてください。

    あなたも、読み手の理解を助け意志決定しやすい相手を動かすような提案書を目指しましょう。

    最初は見栄えよりも「本質を突いているか?」に意識を向けて書くと、今よりもキレが良くなりますよ。
    <ナビゲーター>
    高山先生高山 豊明
    Toyoaki Takayama
    資料作りがうまいと評判の営業コンサルタント

    2009年、営業コンサルティング会社を設立。企業の営業研修や営業戦略構築に奔走中。企画を通す、魅せるパワポ資料作りのコツを余すこと無く伝授。

    詳しいプロフィールはこちら>

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