【知らなきゃ損!】明日から使える!やるだけで「デキル」ビジネスマンに見える、超簡単エクセル小技4選

【知らなきゃ損!】明日から使える!やるだけで「デキル」ビジネスマンに見える、超簡単エクセル小技4選

2015年03月09日

年間3,000人が通い詰める!? 「エクセルの鬼」が教えるエクセル講座とは

  • こんにちは。まなぶーん編集部です。

    個人の先生が教える、行列の絶えないエクセル講座をご存知でしょうか?

    ダイアモンド社から出版された、『ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術』。

    このビジネス書を執筆された熊野整氏が教える、『エクセルで学ぶビジネス・シミュレーション』講座のことです。

    熊野さんは投資銀行出身で、現在は事業会社に勤務されています。

    エクセルの鬼」の異名を取る熊野さんの講座は、ネットの口コミが評判を呼び、昨年だけでなんと3,000人が参加しました。

    その実績が評価され、数々の企業研修などにも取り入れられています。

    …でも、そうは言ってもたかがパソコンスキル!

    人がこんなに群がるのには何か深い理由があるのではないか?

    という疑問が浮かび、人気の本当の秘訣は何なのか、そして今なぜエクセルがアツいのかを探るため、講師の熊野さんに直接お話を伺ってきました。

美容師から個人の投資家まで! 誰もがエクセルを使う時代が来る!?

  • 2_1024

    (左が熊野さん、右はストリートアカデミーの藤本社長)

    -冒頭から失礼な質問で恐縮ですが、エクセルってたかがパソコンスキルですよね。なぜこんなにも大勢の方が、こちらのエクセル講座で学ばれるのでしょうか?

    熊野:「この講座は、パソコン教室のようにエクセルの操作を学ぶ内容ではありませんよ。

    もちろん、エクセルのフォーマットの仕方やショートカットキーなど必要なことは全て教えます。でも、講座のゴール自体は、エクセルを使ってビジネス分析のやり方を習得することです。

    収益や費用のシミュレーションができるようになると、自分の携わる事業や組織の収益予測に関する合理的な判断ができるようになります。すなわち個人でも経営判断能力が格段にアップするんです」

    -それにしても、エクセルなんて昔から使われていますよね。ネットで更に便利なビジネスツールも多発している中、なぜ今あえてエクセルを学ぶことがアツいのでしょうか。

    熊野:「個人としてビジネス・シミュレーションのスキルを身につけたい背景には、色々なニーズがあるみたいです。

    私の講座には個人の方ですと、開業を検討しているレストラン経営者や美容師さんもいらっしゃいますし、個人で株に投資している方もいらっしゃいます。

    中学生の息子さんに「将来必要なスキルだから今学ばせたい」という親御さんからの問い合わせがあった時は、さすがに驚きました」

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    -美容師の方も自分でビジネスプランを作る時代なのですね。一方、企業に努められているビジネスマンの方はどうでしょう? 熊野さんのように外資系金融会社に勤めている方でないと、そこまでは使わないのではないでしょうか。

    熊野:「いえ、普通の企業でも、いやどんな企業でも、組織として収益や費用を管理している団体であれば、エクセルで数字を分析する文化はめちゃめちゃ役に立ちます。

    エクセルは、単なるグラフ作成や計算の道具ではなく、もはや会社のコミュニケーションツールなんですよ。

    収益、費用や資金使途などの数字の比較や因果関係などを会社・グループで共有できると、誰でも同じ数字を理解できるので、意思決定が容易になり、リスク対策も早期に手を打つことができます。

    あと、エクセルができると「数字が得意なエリートビジネスマン」という印象を周りに与え、社内からの評価が高くなるというメリットもあります。(笑)」


    折角ですので、「これをやればエリートビジネスマンに見える」小技を熊野さんにご紹介いただきました。誰でも簡単にできるので、明日から実践してあなたを見る上司の目を変えてやりましょう!

上司に「仕事ができる」と思わせる!明日から使える超簡単エクセル技4選

  • ① パソコンの[F1]キーを抜いておく

    エクセル計算において、選択したセルの計算の中身がわかる[F2]キーは必需品です。

    しかし、間違ってその隣にある[F1]キーを押してしまうと、ヘルプ画面が出てきてしまいます。この押し間違い、特にノートパソコンでは結構頻繁に起こります。ヘルプなんて見ない人には確かに[F1]は邪魔です。

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    そこで教わったのが、[F1]キーを抜いてしまうという荒業でした。

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    なるほど!これなら[F1]キーを押す心配はない!

    実際、投資銀行で毎日エクセルシートを作成している若手ビジネスエリートのほとんどが、この[F1]抜きのキーボードを使っているそうです。

    そう、[F1]を抜くほど [F2]を常に押すあなたは、計算の中身を頻繁にチェックできるビジネスマンなのです。

    さりげなく[F1]キーのないノートパソコンを持って会議に登場してみましょう。そして「君、パソコン壊しちゃ駄目だよ」と言う上司にはこう答えましょう。

    「セルの計算式より、キーボードが整列していることの方が重要なんですか!?」

    そんなストイックなあなたに対する上司のリスペクトは、明日から変わるはずです。

    ② 計算式を入力する際は「プラス(+)」から始める

    エクセル計算を「プラス(+)」から始めること。これが、計算を速める第1歩なのです。

    エクセル計算を始める際、「イコール(=)」と「プラス(+)」のどちらで始めても同様に計算できますし、どちらも正しいです。

    しかし、「イコール(=)」には、重要な欠点があります。それは[Shift]キーを押しながら[=]キーを押すことになるので、2手かかるという点です。

    一方、[+]は、テンキーがついたキーボードなら専用キーがあるので1手で推すことができます。実際にテンキーで[+]を押して入力してみると、電卓の要領でスピード感が圧倒的に異なりました。

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    たかがキー1手。されどキー1手

    このひと手間でタイプミスを防げれば、入力時間も短縮できます。そこまでこそ惜しむのが計算のプロ。

    プラスで入力しているあなたを横目で見れば、外資系金融出身の同僚も背筋が凍ることでしょう。

    エクセルもできずに「仕事の効率化」なんてキレイゴトを掲げている上司が社内にいたら、「効率化とか言っている暇があれば、1つキーを押す手間を省いて下さい」と冷静にアドバイスしてあげるのが得策です。

    ③ トレース矢印を表示する

    トレース機能をご存知ですか?

    エクセルで計算ミスをした時に参照元や参照先を矢印で表示してくれる便利な機能です。

    使い方は簡単。メニューの[数式]から[参照元のトレース]または[参照先のトレース]を押せば、矢印が表示されて、このセルの数式がどのセルを参照しているか、どのセルから参照されているかが一目瞭然です。

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    [F2]キーでセル内の数式を確認することはできますが、計算式に使われているセルの参照が合っているかまではわかりにくいので、このトレース矢印を目印に確認していきます。

    矢印を常に表示しているあなたのパソコン画面からは、細部にまでこだわるプロ意識の高さが漂うはず。

    どこをミスしたかわからずに困っている同僚がいたら、あえて何も言わずにそっとトレースボタンを押してあげましょう。トレース機能は、ミスがあってはならないあなたにとっては基本中の基本。この機能の必要性は、説明するだけ時間の無駄ですよね。

    ④ 背景色を白にして、余計な枠線を消す

    エクセルで新しいシートが作成されると、セルの周りにはあらかじめグレーの枠線が表示されているのはご存知ですよね。しかし、実はこの枠線、外した方が意外と見やすくなります

    枠線有無

    枠線を外すには、[表示]から[枠線]のチェックを外すという方法があります。この方法を知っている人はたくさんいるかもしれません。

    しかし、もう1つ「背景色を白にする」ことでも枠線を外すと同じ効果が得られます。

    エクセルマスターのあなたは、オーソドックスな方法ではなくて、こちらのクールなやり方で枠線を取りましょう。「背景色を変える」という通常業務でよく使う機能を使い回す方が、簡単で効率的かつミスを防げます

    枠線白変更

    上司に枠線が残ったままのエクセル画面を見せられたら、すかさずこの方法で枠線を取って「こちらの方が見やすいですよ♪」というお決まりのコメントを添えて返してあげましょう。

おわりに

  • 今回は、熊野さんに「明日から使える」「誰でもできる」「やるだけでデキルと思われる」という視点で、見せるためのテクニックを中心にご紹介いただきました。

    ただ、テクニックだけを持っていても、実際にエクセルのスキル自体が追いつかないと見せかけだけのエリートになってしまいます。

    時間に余裕がある方は、熊野先生のビジネスシュミレーション講座を受講されるか、最近発売された著書『ビジネスエリートの「これはすごい!」を集めた 外資系投資銀行のエクセル仕事術』をお読みになってください!

    まなぶーんでは、今後ともこの【知らなきゃ損!】のコーナーで、ビジネスや趣味の分野でユニークなスキルや特技を持っている方に、「誰でもできる」「明日から実践できる」様々なワンポイントスキルをご紹介していきます。

    次回も請うご期待!

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