【新社会人必見】これだけは抑えておきたい!最低限のビジネスマナー

【新社会人必見】これだけは抑えておきたい!最低限のビジネスマナー

2015年04月22日
  • 4月ももう終盤にさしかかっています。新社会人としての生活を始めたばかりの人は、そろそろ新しい環境にも慣れてきたころでしょうか?

    学生だったころには経験しなかった場面に遭遇することや、今まで知らなかった礼儀作法などが必要になることも多いでしょう。

    知らず知らずにやっていた行動が、実は失礼な印象を与えてしまっていた……ということにつながってしまうおそれがあります。

    今回は最低限知っておきたい、基本ビジネスマナーについて紹介します。

うっかり使うとピンチ!挨拶と言葉遣いのマナー

  • ビジネスマナー

    挨拶や言葉遣いは、相手にとって一番敏感に響くマナーです。ここがしっかりできているかできていないかで、自分の印象を大きく変えてしまうことがあります。

    基本的な敬語を使うことはできても、社会人ならではの細かいルールも存在します。

    新社会人が間違えやすい敬語や挨拶には、次のようなものが挙げられます。

    ×ごめんなさい/すみません→◯申し訳ありません/恐れ入ります

    ビジネスシーンでは、「ごめんなさい・すみません」という言葉はできるだけ使わないようにしましょう。

    謝罪をするときは「申し訳ありません」、お願いごとをするときは「恐れ入ります・恐れ入りますが……」を使用します。

    ×ご苦労さまです→◯お疲れさまです

    思わず使ってしまいそうな「ご苦労さま」は、目下の人に対して使う表現。そのため、上司に向かって使うと失礼な印象を与えてしまいます。

    「お疲れさまです」と言い、敬意を示しましょう。もちろん、後輩社員に使うことはマナー違反ではありません。

    ×了解しました→◯かしこまりました

    「これ、コピーとっておいてもらえる?」「はい、了解しました!」……ついつい使ってしまいがちな「了解しました」という言葉も、上司や取引先の人に対して使うことは控えましょう

    同僚や後輩に対しての応答では、使用しても大丈夫です。上司とでもフランクな場であれば「了解しました」を使ってもOKな場面もあります。

    「弊社」「わが社」「当社」の違い

    「弊社」は自社をへりくだった表現で、主に社外の人に対して使います。取引先の人に自社のことを説明するときや、「弊社のミスによりご迷惑をおかけして〜」と謝罪をするときなどに使用します。

    「わが社」は自社に対するプライドを強調するときに「わが社の商品は◯◯で〜」などのように使い、主に社内で用いる表現です。

    「当社」は客観性が高い表現で、商品説明やデータを説明するときの「当社比」などの使い方をします。

  • 上司の呼び方

    場面によって、肩書きで呼ぶのか、名前もつけるのか……など、上司の呼び方も変わります。

    <例>
    ■上司と1対1のとき:課長
    ■他部署の上司も同席するとき:◯◯課長
    ■取引先に対して呼ぶとき:◯◯(呼び捨て)
    ■上司の肩書きを取引先に示したいとき→:課長の◯◯は
    ■上司の身内に対して:◯◯課長

  • もうあたふたしない!名刺交換

    ビジネスマナー

    学生のときはめったにお目にかからなかったけれど、社会人になったとたんに頻繁に訪れるのが「名刺交換」の機会です。

    名刺の渡し方・受け取り方

    名刺を渡すときは、相手の目を見ながら、胸の高さの位置で渡します。向きは相手が読めるようにしましょう。

    相手から名刺を受け取るときはその場で目を通し、胸の高さの位置で受け取ります。相手と同時に名刺を差し出してしまったときは、相手の名刺を自分の名刺の上に乗せ、「受け盆」にして受け取ります

    商談中なら、名刺をテーブルの上に置いたままでも大丈夫です。

    名刺を切らしてしまったとき

    万が一名刺を切らしてしまった場合は、まず相手にその旨を伝え、後日メールや郵送で改めて挨拶をすると好印象です。

  • 慌ててしまいがちな電話でのマナー

    電話でのマナーは、会社によってさまざまなルールがあるようですが、基本的なところは同じです。

    うっかり聞き忘れてしまい、あとからトラブルになってしまうこともあります。電話をとるときは、最低限聞くべきことを忘れないようにしましょう。

    基本の電話のかけ方

    ビジネスマナー

    「いつもお世話になっております」「お忙しいところ、突然のお電話失礼いたします」など一言添えてから、担当者につないでもらえるか尋ねましょう。

    不在だった場合は伝言を残してもらい、必要であれば折り返し電話してもらえるようにお願いします。電話を切るときは「ありがとうございます」「失礼いたします」という言葉を忘れずに!

    電話を受けたときに忘れてはいけないポイント

    電話を受けた場合、担当者につなげることが基本ですが、あいにく担当者が不在という場合もあります。そのようなときは、相手の情報をきちんと記録し、正しい情報を伝えることが大切。

    以下のことを忘れずにメモしておけば、まずは大丈夫です。うまく聞き取れなかった場合も、「恐れ入りますが」と一言添えて、もう一度話してもらえるようお願いしましょう。

    ■相手の会社名・所属部署・名前
    ■用件(日付・数字・固有名詞は必ず明記すること)
    ■相手の電話番号・連絡先
    ■再度かけ直してもらえるのか、または折り返し電話をかけたほうがよいのか

    苦情の電話を受けたとき

    まずは第一に謝罪をし、相手の言い分をしっかりと聞きましょう。苦情を受け、最後に電話を切るときには「ご指導ありがとうございました」と告げ、相手に誠意を見せることも忘れずに。

    会社に来た苦情や意見はきちんとメモをとり、上司に報告しましょう。

飲み会でのマナー

  • ビジネスマナー

    社会人になると、年上の人や仕事関係の人との付き合いで行われることも多くなる「飲み会」。学生時代と違い、気を遣わなければいけないことも多くなります。

    お酒を注ぐとき

    基本的には片手で注ぐのが一般的ですが、女性の場合は上品に見せるため、左手を添えて注ぐこともOKです。

    手のひらを天井に向けてしまうと、「逆注ぎ」という失礼な注ぎ方になってしまうので避けましょう。

    お酒を注いでもらったら

    お酒を注いでもらったら、まずは一度口をつけてからテーブルに置きます。まったく口をつけなかったり、一度で飲み干してしまったりすることは失礼になってしまうので、少し残した状態で置きましょう。

    再びお酌を受けるときは、残っているお酒をすべて飲み干してしまってから受けます。注ぎ足しをお願いする場合は、「失礼します」と一言添えるのがベターです。

    あまり飲みたくないとき

    体調が悪い、お酒があまり得意ではない……などの理由でお酒を断りたいときは、盃に少し口をつけてから、お酒を残したままテーブルの上に置きます

    注ぎに来てくれたときも、「不調法ですので」と一言添えて断りましょう。

ビジネスマナーも、少しずつ慣れていけば大丈夫!

  • 社会人1年目なら、わからないことのほうが多いのは当たり前。もし間違えてしまっても、「失礼いたしました」「ご指導ありがとうございます」と、素直にお詫びをすれば大丈夫です。

    経験を重ねるうちに、少しずつ慣れてくるはず。先輩社員の行動を観察しながら、学んでいきましょう!

    社会人生活も、まだまだ本番はこれから。ビジネスマナーを覚えて、社会人らしさを身につけていきましょう。

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