【異動・転職シーズン】ビジネスの基本、パワポ・エクセルは大丈夫?

【異動・転職シーズン】ビジネスの基本、パワポ・エクセルは大丈夫?

2021年03月04日
  • 「新しい環境では、今までと違うスキルを身に着けて貴重な人材として見られたいんだけど、実際ビジネスに役立つスキルってどんなものがあるんだろう?」 このような疑問をお持ちの方もおられるのではないでしょうか。

     

    ビジネスの現場で役立つスキルは色々とありますが、汎用的かつ実践的なスキルはexcelスキルと、プレゼンスキルです。 一見、難しいように見えますが、ポイントさえ押さえると案外簡単に習得できるスキルなんですよ。

     

    この記事では、ビジネスの現場で重宝されるexcelとプレゼンスキルの基本的な項目をまとめています。 基本さえしっかりと押さえておけば、応用にも役立ちます。 仕事に役立つスキルを身に着けたい方はご一読ください。

スキルアップは業務効率化とプレゼン能力アップをメインに進めよう

  • 【4月から異動・転職する方必見!】新たな環境でも一目置かれる存在を目指すExcel、プレゼンスキルアップ術_大タイトル5
  • 仕事に役立つスキルは色々とありますが、誰もが避けて通れないスキルは、excelを使いこなす能力とプレゼンスキルでしょう。 excelとは幅広く、色々な業種で使われているマイクロソフトの計算ツールです。

    どこの職場でもデータ分析や調査結果などをexcelで作成しているのを見かけますし、実際にデータを入力する機会も多いと思います。 さまざまな職場で使われているexcelですが、案外使いこなせる人は少ないのです。 基本的な四則演算から、マクロや関数まで使えるだけで貴重な存在となることができます。

     

    プレゼンスキルは、対人折衝能力において力を発揮します。 組織内や対外的に、自分の意見や事実、状況を相手に伝える機会は少なからず発生します。 相手へ的確に、わかりやすく伝える能力こそ、プレゼンスキルなのです。 プレゼンスキルも意外と体系立てて習得していない人が多くいますので、基本をしっかり身につけておけば一目置かれることでしょう。

     

    特に営業マンはモノを売るために相手を説得しなければいけませんので、プレゼンスキルは必須の能力といえます。 プレゼンスキルアップについては、基本となるロジカルシンキングから、資料作成の基本まで解説していきます。

デキる人に見られる3つのexcelスキル

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  • 業務効率化、生産性向上として個人で取り組めるものとしてExcelスキルの向上があります。この記事では、案外知られていない必須Excelスキルを3つピックアップして、解説していきます。

  • ショートカットキーは生産性向上の基本

    地味のようで、生産性向上の基礎テクニックとなるのがexcelのショートカットキーです。 以下、5点必須ショートカットキーをピックアップしました。

     

    ・テーブル作成が一瞬で行える Ctrl T
    ・表全体を全選択 Ctrl A
    ・行や列の選択が簡単に Ctrl Shift → ↓
    ・セル内での改行 Alt Enter
    ・置換でデータ修正 Ctrl H

     

    この中でも「Ctrl A」「Ctrl H」は、特に知っていると便利なショートカットです。

  • 習得必須の実務で最も使われるIF関数

    実際に使いこなせる人が少ないことからIF関数をマスターしておくと、実務ができる人として一目置かれることになるでしょう。 例えば、請求書や納品書をあらたに作る時に、前もって金額の欄に「=単価×数量」の数式を入力しておくのが通常の作業です。

     

    しかし、=単価×数量の式だけを入力していると、単価や数量を入力していない列に「エラー値」が表示されてしまいます。 この場合一つひとつエラー値を消す作業をしなければならなくなり、無駄な作業ばかりになってしまいます。

     

    こんな時は「IF関数」を使った空白処理を行なえば、簡単に問題を解決することができます。 知っていると知らないとでは、生産性に膨大な差が出てしまうので、必須スキルとなります。

  • 見やすくわかりやすい、内容が伝わるグラフ作成

    計算ツールであるExcelはグラフの処理も優れています。 挿入したグラフをそのまま使っていると、スキル不足が露見してしまいます。 ひと目見ただけで、大まかな内容が把握できてインパクトのあるグラフを作れるようになりましょう。

     

    以下の3つを気にするだけで見栄えが大きく異なります。

    ・強調したい項目だけ色を変える
    ・グラフの最大値や最小値を変えてダイナミックさを演出
    ・棒グラフに矢印を追加する等、図形挿入を活用する

     

    より立体的でセンスよく色を使うのがポイントです。簡単なことですが、これも案外できていない人が多く、平面的なグラフを作成してしまいがちなのです。

プレゼンスキルアップには、まずロジカルシンキングを身に着けよう

  • 論理的思考なく、人に自分の意見や事実、物事をより確実に伝えるのはかなり難しいでしょう。感情だけで本質的なことを伝えるのは、無理があります。

    論理的思考とはロジカルシンキングとも呼ばれ、物事の因果関係を明らかにすることで事実を鮮明にし、なぜ?という問いを立ててよりわかりやすく論理を構築していきます。 社会人として必須とも言える考え方ですが、このスキルを習得している人は案外少ないのです。

  • 基本はピラミッドストラクチャー

    ロジカルシンキングを行う上で、基本となる考え方の型がピラミッドストラクチャーです。ピラミッドの頂点から、1結論、2根拠、3具体例となっています。 結論は一つですが、支える根拠、根拠を支える具体例と量が多くなっていきます。

    まず結論を述べ、根拠を示し、最後に具体例を述べます。はじめに結論を述べ、話の軸を決めてしまう、という点が重要です。 ロジカルシンキングによる伝達は順序立てて相手に伝えることから、もし、同意が得られなかったとしても、どの点で同意できなかったのかはっりきりと理解することができ、課題を浮き彫りにしたり、ピンポイントな再調整を行うことができます。

  • PREP法とSDS法

    この2つの論法をうまく使うことで話の軸を定め、相手に強く結論を印象つけることができます。 PREP法は 結論→理由→具体例→結論の順番で進めていきます。一方SDS法は概要→詳細→概要となり、事柄が並列に並んでいます。

     

    プレゼンや商談の場ではPREP法を使うケースが多く見られますが、SDS法を取り入れることで、相手への理解を深めることができます。 Webコンテンツのテキストでも、PREP法で書かれているものとSDS法で書かれているものを確認することができます。

  • 人に行動してもらうためのロジカルシンキング

    ロジカルシンキングで構築された論理は、整然としてわかりやすく、結論や要点が相手にしっかりと伝わるメリットがあります。 しかし、整然としていても最終的に人に動いてもらえなければ意味がありません。

     

    整然とした論理と合わせて、相手の感情やイメージに訴えかけることも大事なのです。 イメージや共感などの感情を持ってもらうためには、具体例をより具体的に相手に合わせて構築することがポイントです。

  • ロジカルシンキングを意識してプレゼン資料を作成してみましょう。言いたいこと、伝えたいことをしっかりと軸にすることで、相手により鮮明に意見や事実、物事を伝えることができます。 以下3つのプレゼン資料作成ポイントは、ロジカルシンキングがベースになっています。

  • 1スライド1メッセージ

    一つのスライドにいくつかのメッセージを詰め込むことは、聞き手に余計なストレスを与えてしまい、本当に伝えたいことが伝わらなくなります。 人間の脳は、同時にいくつものことを考えることができない仕組みになっています。

    考えなくて済むことは、できるだけ考えずに省エネを心がけているのです。 プレゼンに集中してもらえるように最小限のメッセージで進行するように心がけましょう。

  • 聴き手のメリットを伝えて惹きつける

    結論に添えて、このプレゼンを聴くと何が得られるのか、メリットを伝えることが大事です。 お金儲けができる、節約ができる、痩せられるなど、聞き手自身に関係が深いことであれば話を聴く体勢をとってくれるでしょう。

    逆に、自分にとって関係が薄い話であれば、聞き手は真面目に聞いてくれないかもしれません。メリットを確実に伝えることはとても大事なことなので、ロジカルシンキングを活用し、しっかりと相手に伝えましょう。

  • 結論をわかりやすく伝える

    プレゼン資料を作るにあたって、一番伝えたいメインメッセージがあると思います。 このメッセージをいかに相手に確実に伝えるか、言葉の説明と合わせて効果を最大化しなければいけません。

    メインメッセージ、結論を削り出す考え方として、与えられたプレゼンの時間が1分しかない、と仮定する方法があります。 1分しかなければ、伝えたいことだけに注力するでしょう。

まとめ すぐに取り組めて成果も出やすいExcelスキルアップとロジカルシンキングの習得

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