聞いて納得、書いて感動。
「伝わる文章」へ、グンと近づきました！

突然ですが、少しだけ振り返ってみてください。
みなさんは、日にどれくらい書き言葉でコミュニケーションしていますか？

週に何通のメールを送り、月に何本の議事録を執りますか？

また、年に何稿の報告書を記すとともに、何回のプレゼンをしているでしょうか？
およそビジネスに携わるならば、ものを書くことを避けて通ることはできません。

一方で、書くための訓練をどれだけしてきたでしょう。日々たくさんの書類やメールを目にし、発信します。ある程度のインプットを得、そこそこの数をこなす中で、なんとなく形にしてきた…　そういった人も多いのではないでしょうか。

毎日の業務では疎かになってしまう、そんな我流の文章に、一度じっくり向き合おう。そう思い、池原 真佐子先生の『伝わる文章の書き方』講座へ参加してきました！

なるほど。。。

整理するとよくわかりますが、3.の視点は重要ながら忘れがちなことに気づきます。自分の書きたいことを書くだけでは、上記全ての目的を果たすことはできません。

講座では、こうした目的を達成するための前提とルールを学びます。ゴールは、私自身がこれらを理解/実践/指導できるまでに習得すること。

具体的に、文書作成で押さえておくべき重要な前提は次の2つです。

① 相手を知る
② 考えてから書く

前者は、読み手が今ここで知るべきことは何かということに重点を置こうというもの。相手が変われば伝え方も変わります。

後者はそのまま、何を書くべきかという準備に時間を割こうということ。初めは面倒でも、最終的には書く時間の短縮に繋がるそうです。

では、この2点を頭に留めて、掘り下げていきましょう！

1) 考える

文書作成を、「考える」「書く」「見直す」というプロセスに分解。講座では、このプロセスごとにルールの理解とメールの手直しを行き来します。

最初の「考える」パートでは、文章の目的や構成を組み立てるルールを習得。

ここで最も納得した点は、順序付けにおいて相手方の受容度を勘案すべしという点。ストレートに、機械的に文言を並べるだけでは、相手のリアクションは導けません。

相手の立場・心理状態に対する想像力を養わねば、と痛感しました。

2) 書く

誤解なく正確、明快に伝えるための技術を押さえます。話し言葉とは異なる、文書ならではのエッセンスをたっぷり学びました。

中でも私が気を付けねばと思ったのは、1文の文字数。丁寧に伝えようと思うと、どうしても文が長くなってしまうのです。

人間が一度で処理できる文字数というものがあるそうです。この体験レポートでも、1文1文確認しながら書き進めています。笑

3) 見直す

最後には、提出する前にもう一度確認します。特にメールは転送が容易なので、自分の文章が「残る」ことを覚えておきましょう。

最初に決めたゴールを達成できるか、という観点が重要です。初歩的なことですが漢字の書き間違いにも要注意。固有名詞は「齊」や「證」などの文字を用いることも多いので、確認必須です。

ここまでで計3回、自身のメールに修正を施しています。初めのものと見比べると、読みやすさに歴然の差が…。学んだことの実効性に、改めて感動しました！